I dati ed il loro utilizzo da parte delle Law firm

Nell’era dell’internet of things i dati, siano essi small data o big data, possono costituire un’enorme ricchezza. Ogni giorno veniamo in contatto con un numero elevatissimo di dati, i quali, se presi singolarmente ed in maniera non organizzata, possono confondere, se non addirittura spaventare; se però vi fossero dei modi per utilizzarli in maniera sistematica e consapevole, il beneficio che ne si potrebbe ricavare, in termini di riduzione di costi e tempistiche e di abbattimento delle inefficienze, sarebbe notevole.

Alla luce di tali consapevolezze, è interessante indagare sui possibili utilizzi che uno studio legale medio può fare dei dati in suo possesso per dare un impulso al proprio business, accrescendolo. Per far ciò è necessario rispondere preliminarmente alla seguente domanda: quali sono i dati che ha a disposizione uno studio legale?

Fra tutte le realtà professionali esistenti, lo studio legale è tra le più fornite di dati:  basta pensare che, per una questione di continuità ed obbligo di archiviazione, gli archivi contengono una mole imponente di dati. Studi presenti sul mercato da dieci, quindici o vent’anni anni hanno archivi tanto pieni di informazioni da potersi prospettare, per il tramite di soli detti dati, la creazione di database utilizzabili per plurimi scopi. Tali dati, naturalmente, sono tecnicamente “sporchi”, ossia vanno  filtrati, normalizzati ed elaborati, allo scopo di renderli utilizzabili da algoritmi di machine learning. Dopo questa operazione, gli usi potranno essere, come cennato, ben più d’uno.

Innanzitutto, possono essere considerati i dati personali dei clienti, quali, ad esempio, nome, cognome, età e codice fiscale, che devono sempre essere alla portata dell’avvocato.

Vi sono poi i documenti storici, ossia tutti quei dati contenuti in contratti, pratiche o documenti prodotti durante la vita dello studio, che si sostanziano in riferimenti ad articoli, all’utilizzo di clausole specifiche per determinati tipi di contratti, alla qualificazione delle fattispecie e alle soluzioni adottate.

Si può poi fare riferimento ai dati riguardanti la gestione dello studio in modo da rendere i processi ed i flussi aziendali tracciabili e misurabili. A titolo esemplificativo, avendo a disposizione i dati riguardanti le ore di lavoro che ciascuna risorsa dello studio utilizza per portare a termine un lavoro potremo valutare la produttività delle singole risorse umane.

Tutto questo insieme di dati viene, nella maggior parte dei casi, conservato in archivi i quali raramente vanno ad interagire con le nuove attività intraprese dallo Studio. Difatti, sebbene la loro consultazione sia possibile in ogni momento, essa richiede del tempo, che invece ben potrebbe essere risparmiato con un utilizzo intelligente dei dati che lo studio già possiede ma che, semplicemente, questo non sfrutta in tutto il loro potenziale.

In sintesi, la consapevolezza che dev’essere assunta riguarda il fatto che, con un giusto utilizzo dei dati, è possibile sollevare l’avvocato da attività che potrebbero essere automatizzate, in tal modo permettendogli di concentrarsi su questioni in cui il suo apporto costituisce, invece, un vero valore aggiunto.

A questo punto, la domanda da porsi è la seguente: come potrebbero, questi dati, dare impulso al business di un singolo studio legale?

L’utilizzo dei dati permette di efficientare il lavoro dello studio legale sia velocizzandone un processo organizzativo e produttivo, sia permettendone un controllo ed una gestione più lineari.

Il primo utilizzo dei dati è semplice e di uso comune in altri settori.

Immaginiamo di dover redigere un contratto. Tra le informazioni da inserire, figurano quelle relative alle parti. Ad oggi molti studi hanno la possibilità di mettere in cloud la rubrica con tutte le informazioni dei propri clienti ma queste rubriche vengono utilizzate come una semplice dematerializzazione della rubrica cartacea. Digitalizzare la rubrica, invece, significa che essa non solo dovrà essere presente in un supporto informatico, ma dovrà permettere un flusso di dati tra la rubrica e gli altri software. Immaginate di poter aggiungere con un solo click tutti i dati del cliente in un qualsiasi documento, anche un contratto. Questa operazione ad oggi viene, nella maggior parte dei casi, svolta manualmente, con la possibilità che, per una distrazione od un tasto premuto per sbaglio, qualche dato sia errato.

Qual è lo step successivo? Dopo aver compilato le parti, ed aver descritto le premesse che hanno portato alla stipula contratto, si passerà a dare forma alle varie clausole. Le clausole sono classificabili in maniera determinata ma la forma con cui vengono espresse cambia da avvocato ad avvocato. Ad oggi, quando si necessita di una determinata clausola, la si ricrea da zero o la si va a recuperare cercando tra documenti simili a quello che si sta creando. Digitalizzando l’archivio dei documenti creati in passato, si dovranno sì sacrificare delle ore di lavoro per ordinare i documenti ma si potrà ottenere il risultato che il software ci consigli una certa clausola in virtù di ciò che abbiamo iniziato a scrivere o perché quella clausola è spesso presente in documenti simili.

Oltre che per la produzione, i dati diventano invero molto importanti anche per la gestione dello studio legale. In un mondo metrico-centrico (ossia nel quale si valuta tutto attraverso le metriche) diventa fondamentale avere a disposizione informazioni riguardo lo stato attuale dello studio, le risorse e lo stato delle pratiche.

Questo ci permette di instaurare un sistema meritocratico, premiando le figure che riescono a produrre di più. Ad oggi, molti studi non sono in grado di valutare il proprio operato: anche solo valutare le proprie prestazioni o confrontarle con le prestazioni passate è complicato, se non impossibile.

Digitalizzarsi ed utilizzare i dati permette invece di ridurre, ed in alcuni casi azzerare, la probabilità che venga commesso un errore umano e non è remota l’ipotesi che un errore possa ledere l’operato, o la stabilità finanziaria, o organizzativa, dello studio legale. Ed invero in altri settori già vengono utilizzate soluzioni che, in caso di presunto errore, notificano un alert all'utente dandogli la possibilità di correggerlo o validarlo. Nelle realtà degli studi legali, software di questo tipo non sono invece diffusi.

La digitalizzazione viene spesso vista come un pericolo, un modo per “rubare il lavoro” ai consulenti. Al contrario, noi crediamo che sia necessaria perché il legale possa effettivamente dare ai propri clienti un valore aggiunto non gravato da costi, lungaggini ed inefficienze legate al dover eseguire processi ripetitivi ed automatizzabili.